TIETOSUOJASELOSTE
Asiakkaiden
henkilötietojen käsittely Helenta Oy LKV:ssä.
Helenta Oy LKV:n liiketoiminta edellyttää asiakkaiden tiettyjä
henkilötietoja. Tällöin Helenta Oy LKV toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä.
Rekisterinpitäjä
Välitysliikkeen nimi: Helenta Oy LKV
Osoite: Nikkarinkuja 8, 21380 Aura
Y-tunnus: 1723415-3
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Asema/Nimi: Toimitusjohtaja Päivi Virtanen
Puhelin: 050 585 6775
Sähköposti: paivi.virtanen@helenta.fi
Postiosoite: Nikkarinkuja 8, 21380 Aura
Mitä henkilötietoja Helenta Oy LKV käsittelee ja missä tarkoituksessa?
Rekisterin nimi ja tietosisältö
Helenta Oy LKV:n asiakasrekisteri (”Asiakasrekisteri”).
Helenta Oy LKV:lla on asiakasrekisteri, jonka sisältämiä henkilötietoja käytetään sopimussuhteen hoitamiseen ja palveluiden tuottamiseen. Siltä osin, kuin asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muilta kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia ja määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön.
Henkilötietojen keräämisen tarkoitus
Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän sopimus- tai
asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa; toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim.ostaja tai vuokralainen) kanssa; sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa.
Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000)
ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneiston välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät asiakasrekisterin tietosisältöä koskevien tietojen tallentamista,
käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee pitää mm. toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin liittyvät henkilö-, kohde- ja
tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan.
Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen
Tietosuoja-asetuksen astuessa voimaan pyydämme asiakkailtamme erikseen suostumuksen henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. Toimeksiantotietoja käytetään myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin
liittyviin sopimussuhteisiin ja säilytään toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin.
Tietojen käyttötarkoitus
Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää pääasiallisiin tarkoituksiin: asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, palveluiden
tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen, laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen, mainonnan kohdentaminen, palveluita koskeva analysointi ja tilastointi, asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta, palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden
suojaaminen ja turvaaminen, rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen sekä muut vastaavat käyttötarkoitukset.
Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä
Mikäli rekisterinpitäjä ei saa tarkoitettuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen asiakkaan kanssa.
Asiakasrekisterin tietosisältö/ Mitä tietoja keräämme?
Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
-asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite
-omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
-laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
-asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden kohdetiedot,
välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot
-lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
-muut asiakkaan itse antamat tiedot
-palvelujen muut tapahtumatiedot
-reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
-vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten
Tietojen säilytysaika
Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.
Esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät asiakirjat on säilytettävä vähintään viisi (5) vuotta toimeksiannon päättymisestä.
Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kuin henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen
kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.
Säännönmukaiset tietolähteet/ Mistä tietoja kerätään?
Henkilötietoja kerätään asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen ja muiden toimeksiantoon
liittyvien tapahtumien, selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai suoraan asiakkaalta. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esim. isännöitsijältä, väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä sekä luottorekistereistä.
Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä tai lähteistä.
Tietojen luovutus/ Mihin tietoja voidaan antaa?
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille, kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa mm. isännöitsijälle ja Maanmittauslaitokselle.
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Viranomaisille tietojen luovutus
Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.
Kauppahinta- ja kaupan kohteena muita tietoja luovutetaan lisäksi Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan kiinteistönvälittäjien käyttämään KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP) palvelun edellyttämässä laajuudessa. HSP:sta tietoja voidaan luovuttaa edelleen HSP:n asiakkaille. Kyseisen palvelun tietojasuojaseloste on luettavissa osoitteessa http://www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja
Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla
esim. kiinteistönvälitysjärjestelmien ja markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat sekä asuntojen myynti-ilmoitusportaaleja ylläpitävät tahot.
Rekisterin suojauksen periaatteet/ Miten
suojaamme henkilötietojanne?
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät
käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.
Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.
Asiakkaan oikeudet/ Miten voin toimia varmistaakseni käsittelyn lainmukaisuuden?
Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu asiakasrekisteriin. Asiakkaan on tällöin esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai sähköpostitse.
Rekisterinpitäjä toimittaa mainitut tiedot asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Virheellisen tiedon oikaiseminen
Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.
Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen
Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä
koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin.
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki
ne tiedot, joita ei ole säilytettävä tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.
Menettely oikeuksien käyttämisessä
Tarkastus-, oikaisu tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.